Wir alle schreiben tagtäglich unzählige E-Mails. Viele von uns begehen dabei echte Kommunikationsverbrechen. So auch Gabi. Sie sendet eine E-Mail an 350 Empfänger. Dabei veruntreut sie 350 Minuten Lebenszeit.
Höre rein in die erste Folge unseres Podcasts „WISSENSTHERAPIE – Kommunikationsverbrechen auf der Spur“
Wir haben Gabis E-Mail überarbeitet, ohne den Inhalt anzupassen, sondern nur die Struktur.
Liebe Eltern,
wir haben eine wichtige Nachricht für Sie: Das anstehende Sommerfest muss leider abgesagt werden.
Der Grund hierfür liegt in den steigenden Corona-Infektionszahlen. Wir wollen ein dadurch erhöhtes Ansteckungsrisiko auf dem Sommerfest vermeiden – insbesondere, um unseren Betrieb aufrecht zu erhalten und anstehende Urlaube nicht zu gefährden.
Wir holen das Sommerfest im September nach und informieren Sie separat zu den Details.
Genießen Sie Ihren Urlaub und kehren Sie gesund und frisch nach den Ferien zurück.
Melden Sie sich gern bei Rückfragen bei mir.
Viele Grüße
Ihre Kita-Leitung
PS Wir bedanken uns für die harmonische und gemeinschaftliche Zusammenarbeit in diesem ausklingenden Kita-Jahr. Herzlichen Dank auch für die schönen Zuwendungen für unser Personal. Alle freuen sich über die kleinen Präsente, auch die Mitarbeiter hinter den Kulissen sind lieb bedacht worden.
Darauf ist beim Verfassen von E-Mails zu achten
Aussagekräftiger Betreff: Der Schlüssel zur E-Mail-Effizienz
Ein präziser Betreff ist das A und O einer effektiven E-Mail. Er sollte das Anliegen klar und deutlich machen, sodass der Empfänger sofort erkennen kann, worum es geht und ob die E-Mail für ihn relevant ist. Dieser kleine Schritt kann entscheidend dafür sein, ob DEINE Nachricht gelesen oder übersehen wird.
Kernbotschaft am Anfang: Klare Kommunikation von Anfang an
Beginne Deine E-Mail mit dem Wichtigsten. Eine klare und direkte Botschaft zu Beginn hilft dem Empfänger, Dein Anliegen schnell zu erfassen und entsprechend zu handeln. Dieser Ansatz zeigt Respekt für die Zeit des Empfängers und erhöht die Wahrscheinlichkeit einer zeitnahen Reaktion.
Klarer und knapper Schreibstil
Lange und verschachtelte Sätze machen das Leseverständnis unnötig schwer. Kurze und klare Sätze sind hier Trumpf. Es gilt auch, häufiger mal einen Punkt zu setzen. Die Leser werden dankbar sein.
Themenfremde Aspekte weglassen
Eine E-Mail sollte in der Regel eine (und nur eine) Kernbotschaft haben. Diese muss klar formuliert werden. Das Beimischen von themenfremden Aspekten lässt den Leser ratlos zurück, denn es ist unklar, worauf der Fokus liegt. Möchte man bestimmte Themen dennoch nennen, so bietet sich oft das Postskriptum an.
Türöffner für Rückfragen
Man sollte meinen, dass Fragen gestellt werden, wenn sie aufkommen. Das ist nicht immer so. Es wirkt zuvorkommend und proaktiv, wenn man bewusst den Raum für Rückfragen öffnet. Es genügt dafür ein einziger Satz am Ende einer E-Mail.
