Angebote haben wir sicher alle schon mal erhalten oder sogar erstellt. Sie gehören zu unserem Alltag. Warum wird aber immer noch häufig nicht erkannt, dass dabei das Wichtigste ist, richtige Informationen und vor allem die für den Empfänger relevanten Informationen zur Verfügung zu stellen?
Gino und Sabrina hatten sich auf die Informationen eines Exposés verlassen, das jedoch einige entscheidende Details ausgelassen hatte. Die Folge: Mehrkosten von beinahe 18.000 EUR.
Wie fokussiere ich mich auf meinen Empfänger?
Fünf Leitfragen:
1. Wer ist mein Empfänger?
Überlege genau, wer die Informationen erhält. Handelt es sich um Fachleute, Laien oder potenzielle Kunden? Passe Deinen Schreibstil und die Detailliertheit der Informationen an das Wissen und die Erwartungen dieser Zielgruppe an.
2. Welche Informationen sind für meinen Empfänger wirklich von Interesse?
Versetze Dich in die Lage des Empfängers: Welche Informationen sind für ihn entscheidend, um eine fundierte Entscheidung zu treffen? Vermeide unnötige Details und konzentriere Dich auf das Wesentliche.
3. Welche Fragen könnte mein Empfänger haben?
Denke einen Schritt voraus und beantworte potenzielle Fragen, bevor sie gestellt werden. Dies zeigt, dass Du die Perspektive des Empfängers verstehst und ernst nimmst.
4. Welche Vorkenntnisse hat mein Empfänger?
Achte darauf, dass die Sprache dem Verständnisniveau des Empfängers entspricht. Vermeide Fachjargon, wenn Dein Empfänger kein Fachexperte ist, und erkläre komplexe Begriffe, wenn nötig.
5. Sind meine Informationen alle richtig und belastbar?
Achte auf die Belastbarkeit Deiner Informationen. Korrekturen machen immer einen schlechten Eindruck und können die Wahrnehmung Deiner Verbindlichkeit erheblich schwächen. Weise im Zweifel besser darauf hin, dass bestimmte Informationen noch nicht vorliegen und liefere Informationen schnellstmöglich nach.
Wenn Du Dir sicher bist, dass Du Deine Informationen empfängerorientiert aufbereitet hast, beachte noch folgendes!
Eine logische und gut strukturierte Präsentation der Informationen erleichtert das Verständnis. Nutze Überschriften, Absätze und Aufzählungspunkte, um Deine Botschaft klar und prägnant zu vermitteln.
Fazit
Der Fokus auf den Empfänger ist entscheidend, um Missverständnisse und Fehlkommunikationen zu vermeiden. Wenn Du sicherstellst, dass Deine Informationen klar, präzise und relevant sind, vermeidest Du kostspielige Fehler und baust Vertrauen auf. Ein gutes Beispiel ist der Fall von Gino und Sabrina, die beinahe einen finanziellen Verlust erlitten hätten, weil der Verfasser des Exposés nicht an ihre Bedürfnisse gedacht hat.
Die richtige Aufbereitung von Informationen ist kein Luxus, sondern eine Notwendigkeit. Indem Du Dich auf den Empfänger konzentrierst, kannst Du nicht nur Missverständnisse vermeiden, sondern auch Vertrauen und Glaubwürdigkeit aufbauen. Also, denk immer daran:
Die Perspektive Deines Empfängers ist der Schlüssel zum Erfolg!
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