Projektstatusberichte sind ein wesentlicher Bestandteil Deiner täglichen Arbeit, wenn Du im Projekt-Management tätig bist. Was kann bei der Projektberichterstattung schon schiefgehen? Kann ja nicht so schwer sein, oder?
Bodo, ein externer Berater, hat auf die harte Tour erfahren dürfen, dass dabei sehr wohl nicht immer alles nach Plan läuft. Seine Kommunikation in Projektstatus-Meetings hat zu einem abrupten Ende seines Auftrags bei einem Versicherungsunternehmen geführt.
Höre rein in die vierte Folge unseres Podcasts „WISSENSTHERAPIE – Kommunikationsverbrechen auf der Spur“ und erfahre, warum Bodo aus seinem Projekt geflogen ist.
Das solltest Du bei der Erstellung eines Statusberichts in Deinem Projekt beachten:
Klärung der Kommunikationsstandards:
Zuerst definiere und kläre, was bestimmte Begriffe und Symbole, wie z. B. die Ampfelfarben in einem Projektstatusbericht, genau bedeuten. Sorge dafür, dass alle Beteiligten das gleiche Verständnis haben und keine Fehlinterpretationen entstehen.
Anpassung an die Unternehmenskultur:
Verstehe und respektiere die Kultur des Unternehmens, für das Du arbeitest. In manchen Kulturen können bestimmte Farben oder Begriffe negative Konnotationen haben, die Du vermeiden solltest. Damit wollen wir nicht sagen, dass Du keinen roten Projektstatus berichten solltest. Vielmehr ist es wichtig, dass Du für eine gemeinsame definitorische Basis sorgst.
Effektive Kommunikationstechniken:
Stelle sicher, dass Deine Kommunikation nicht nur gesendet, sondern auch wie beabsichtigt verstanden wird. Nutze Feedbackschleifen, um zu überprüfen, ob Deine Botschaft korrekt angekommen ist und handle entsprechend.
Transparenz und Offenheit:
Sei transparent in Deiner Kommunikation. Erkläre die Gründe und Motivation hinter Deinen Entscheidungen und Berichten. Dies baut Vertrauen auf und verhindert Missverständnisse.
Dokumentation und Protokolle:
Halte wichtige Gespräche und Entscheidungen in Protokollen fest. Dies sichert nicht nur eine verlässliche Dokumentation für alle Beteiligten, sondern dient auch als Referenz für zukünftige Meetings oder Entscheidungsprozesse.
Fazit
Bodos Geschichte ist eine lehrreiche Erinnerung daran, wie wichtig es ist, in der Projektarbeit klar und verständlich zu kommunizieren. Höre jetzt rein in unsere Podcast-Folge, um zu erfahren, wie Du ähnliche Fehler vermeiden und Deine Projekte erfolgreich zum Abschluss bringen kannst.
Vergiss nicht, wenn Dir die Folge gefällt, uns eine 5-Sterne-Bewertung zu hinterlassen und unserem Podcast zu folgen.
