Meetings sind ein fester Bestandteil unserer täglichen Arbeit, mit dem wir viel Zeit verbringen. Wie es aussieht, wenn diese Zeit so sinnlos wie möglich genutzt wird, hat uns Bernd gezeigt und so gemeinsam mit seinen Kollegen nicht nur Mittel veruntreut, sondern auch Nervenraub begangen.
Höre rein in die zweite Folge unseres Podcasts „WISSENSTHERAPIE – Kommunikationsverbrechen auf der Spur“.
Darauf ist bei der Organisation und Durchführung von Meetings zu achten:
Ziel und Zweck des Meetings klären:
Vor einem Meeting – am besten direkt mit der Einladung – muss der Zweck und das Ziel eines Meetings aufgedeckt werden. Die Teilnehmen müssen wissen, warum das Meeting stattfindet und welches Ergebnis erzielt werden soll.
Agenda:
Vor einem Meeting sollte die Agenda an alle Teilnehmer versendet werden. So hat jeder Teilnehmer Zeit, sich mit den anstehenden Themen vertraut zu machen und gegebenenfalls rechtzeitig weitere Themen zu platzieren. Zudem kann über die Angabe von Zeitfenstern für die einzelnen Punkte das Timekeeping unterstützt werden.
Der passende Teilnehmerkreis:
Wen brauche ich wirklich? Für wen bietet das Meeting einen Mehrwert und wer ist für den Erfolg des Meetings maßgeblich? Es ist wichtig, den Teilnehmerkreis so groß wie nötig und so klein wie möglich zu halten. Die Aussage „Viele Köche verderben den Brei.“ hat seine Berechtigung.
Timekeeping:
Jeder, der im Meeting sitzt, investiert Arbeitszeit und damit sollte wertschätzend umgegangen werden. Arbeitszeit ist wertvoll und daher ist vor dem Meeting einiges zu klären: Wie wird mit Unterbrechungen umgegangen? Wie stellt man die Einhaltung der Agenda sicher – auch im zeitlichen Sinne? Wie geht man mit Themen um, für die kein Platz im Meeting besteht? Wo wird ein „Parkplatz“ für diese Themen eingerichtet?
Das Protokoll:
Das Protokoll ist genauso wichtig wie die Agenda. Im Protokoll werden die besprochenen Inhalte kurz festgehalten. Für Faule kann hierfür sogar die Agenda genutzt werden, indem man die Agendapunkte einfach um das Besprochene ergänzt. Zudem kann das Protokoll für die „Parkplatzthemen“ genutzt werden, um diese für eine anderes (passenderes) Meeting parat zu haben und To-dos fest- und nachzuhalten. So wird nichts vergessen. Zudem ist das Protokoll das perfekte Werkzeug, um Personen, die nicht am Meeting teilgenommen haben, über das Wichtigste in Kürze zu informieren.
