Mitarbeiter mit und ohne Führungsverantwortung erhalten im Jahr durchschnittlich 5.000 E-Mails und verbringen 276 Stunden in Meetings.
Keine Frage – Kommunikationsräume wie Meetings und E-Mails werden natürlich benötigt.
Betrachtet man aber die typischen innerbetrieblichen Kommunikationssysteme, kommt man zum Schluss, dass die meisten wenig effizient sind und immer schwächer werden. Dies ist eine undenkbar schlechte Ausgangssituation vor dem Hintergrund der eingangs genannten Zahlen.
Wie schaffen wir es also, das Bedürfnis nach Effizienzsteigerung dieser Kommunikationsräume zu stillen? Es ist höchste Zeit, krankende Kommunikationssysteme fit zu machen.
Für uns setzt sich Kommunikation aus drei Komponenten zusammen:
– Kultur
– Struktur
– Prozesse
Wir nennen das den Kommunikationsdreiklang.
Der Komponist PAUL HINDEMITH (1895 – 1963) schrieb 1937 in seinem Lehrwerk „Unterweisung im Tonsatz“ zur Rolle des Dreiklangs in der Musik:
„Solange es eine Musik gibt, wird sie immer von diesem reinsten und natürlichsten aller Klänge ausgehen und in ihm sich auflösen müssen, der Musiker ist an ihn gebunden wie der Maler an die primären Farben, der Architekt an die drei Dimensionen.“
Wir sind überzeugt, dass es ebenso Vorgaben in der Kommunikation gibt und wenn wir uns an diese halten, entsteht effiziente Kommunikation, die Spaß macht.
Um Ihnen verständlicher zu machen, wie wir das meinen, begleiten Sie uns heute auf eine Gedankenreise. Lassen Sie sich inspirieren und vielleicht finden Sie ja erste Ansätze, die Ihnen dabei helfen, Ihr Kommunikationssystem fit zu machen.
Lassen Sie sich darauf ein, dass alles möglich wäre!
Wir befinden uns in der „Kommunikation Mal Anders GmbH“. Unsere Hauptprotagonisten sind:
- Mario und Julia als Geschäftsführer
- Klara als Abteilunsleiterin
- Hubert und Katrin als Sachbearbeiter
- Kerstin im Projekt-Management
- Sascha als Prozess-Manager
Es ist Montag 9:00 Uhr und Kerstin bereitet sich kurz auf das anstehende Meeting zum aktuellen Projekt vor. Sie schaut sich nochmal die Agenda an und prüft in ihrem Posteingang, ob sie Rückmeldungen zu allen offenen Fragen erhalten hat bzw. ob noch Anmerkungen zum heutigen Meeting an sie geschickt wurden. Die Mails findet sie schnell, da eine klare Regelung zur Betreffformulierung im Unternehmen besteht und eingehalten wird. Das Meeting findet immer montags von 10:00 Uhr bis 10:45 Uhr statt. Teilnehmer des Meetings sind Hubert, Sascha und natürlich Kerstin – also 3 Personen.
Das Meeting beginnt und endet pünktlich. Die Agendapunkte konnten alle bearbeitet werden und die To-dos der Woche sind jedem bekannt. Kerstin wird im Laufe des Tages noch das Protokoll in die Runde schicken, damit auch Klara als Abteilungsleiterin informiert ist. Hubert wird das Protokoll in einem fünfminütigen Meeting mit Katrin seiner direkten Kollegin durchgehen. Die beiden wechseln sich im wöchentlichen Meeting ab. Für die Geschäftsführer erstellt Kerstin einen kurzen Statusbericht zum Projekt.
Vor einem Jahr sah eine ähnliche Situation ganz anders aus.
Es ist Montag 9:45 Uhr und Kerstin ist völlig gestresst, da das anstehende Meeting noch nicht vorbereitet ist und Ihr Posteingang überquillt. Aus diesem Wust an Mails muss sie schnell noch herausfiltern, was für das anstehende Meeting relevant ist. Da jeder Mitarbeiter seine E-Mails schreibt, wie er möchte und sich keiner wirklich empfängerorientierte Gedanken macht, findet sie nur einen Teil der notwendigen Mails und stellt dabei noch fest, dass sie ein wichtiges To-do völlig übersehen hat. Die auf einem Zettel notierte Agenda wird sowieso nicht eingehalten, daher überprüft sie diese erst gar nicht. Das Meeting findet immer montags von 10:00 Uhr bis 11:30 Uhr statt. Teilnehmer des Meetings sind Mario, Julia, Klara, Hubert, Katrin, Sascha und natürlich Kerstin – also 7 Personen.
Das Meeting begann erst um 10:15 Uhr, da die Geschäftsführer zu spät waren und endete erst um 12:00 Uhr. Die Agenda wurde nicht weiter beachtet und es wurden hauptsächlich projektfremde Themen besprochen und man verlor sich in Details. Nebenbei wurde noch der Frust aus anderen Sachverhalten kundgetan. Kerstin versucht nun ein Protokoll zu schreiben, das sie an alle Teilnehmer schickt. Eine Rückmeldung dazu wird sie nur von Hubert bekommen, der findet, dass seine Anliegen nicht ausreichend dargelegt sind.
Wie fühlt sich das an?
Was hat sich geändert? Mario (wir erinnern uns, einer der Geschäftsführer) saß in eben genau diesem Meeting vor einem Jahr und war sehr frustriert. Die Stimmung war schlecht, die Kollegen redeten nicht miteinander und er hatte den Eindruck, dass einige Kollegen gar keine Lust mehr auf Ihre Arbeit hatten.
Abgesehen davon, war der Zeitverlust enorm. Das muss das Unternehmen ja ein Vermögen kosten. Julia war derselben Meinung. Da die beiden Geschäftsführer mehr als genug mit ihren anderen Meetings und unzähligen Mails zu tun hatten, nahmen sie natürlich Klara mit ins Boot. Sie sollte herausfinden, was diese Ineffizienz im Unternehmen eigentlich in Zahlen bedeutet.
Nach zwei Wochen kam Klara mit erschreckenden Zahlen auf die Geschäftsführer zu.
Ausgehend von 180 Mitarbeitern und durchschnittlichen Lohnkosten in Höhe von 40 Euro pro Stunde ergab sich eine erschreckende Feststellung.
Eine Umfrage im Unternehmen hat ergeben, dass jeder Mitarbeiter durchschnittlich 30 Stunden im Monat auf unnötige oder schlecht geschriebene E-Mails und ineffiziente Meetings verschwendet.
Demnach verliert das Unternehmen pro Jahr:
– 64.800 Stunden
– oder 8.100 Personentage
Drückt man diesen Produktivitätsausfall in einem Betrag aus, beläuft sich dieser auf 2.592.000 Euro.
Nun stand fest: Die „Kommunikation Mal Anders GmbH“ muss etwas ändern.
Anfängliche Versuche, mehr Struktur zu schaffen, scheiterten und schnell war klar, dass ein Externer ranmuss. Es sollte ein ganzheitliches Verständnis im Unternehmen geschaffen werden, damit der Wandel auch funktioniert. Zuvor musste aber genau analysiert werden, wo ein Wandel vollzogen werden muss. Wo liegen die Ansatzpunkte für die Verbesserung?
Es wurde ein externer Berater beauftragt und eine Analyse aller vorhanden Kommunikationsräume vorgenommen.
Nach der Ist-Analyse und der der Maßnahmenempfehlung ging es, begleitet durch den externen Berater, in die Umsetzung.
Es wurden Regelungen für einheitliche Gestaltungsprinzipien getroffen und festgehalten. Es wurde ein verständliches Regelwerk zur Kommunikation erstellt.
Die Kultur:
– Sachlich
– Nachhaltig
– Wertschätzend
Die Struktur:
– Regelwerk zur Kommunikation
– Wer?
– Wann?
– Wie lange?
Die Prozesse:
– Arbeitsabläufe
– Handbücher
Vieles mehr wurde zu festen, nachvollziehbaren Leitlinien und sorgt heute dafür, dass das Unternehmen den kommunikationsbedingten Produktivitätsausfall auf ein Minimum reduzieren wird.
Die Reise ist noch nicht zu Ende. So ein Wandel braucht Zeit, aber mit Einführung des Kommunikationsdreiklangs wurde die Kommunikation im Unternehmen bereits nach kurzer Zeit spürbar effizienter und harmonischer.
Heute haben die Mitarbeiter Zeit, sich in Gruppen zu interessanten und für das Unternehmen wichtigen Gedankenexperimenten zu treffen.
Einige Mitarbeiter konnten auf eine Viertagewoche umsteigen. Projekttermine werden eingehalten und die Stimmung hat sich im gesamten Unternehmen erheblich verbessert.
Kerstin sitzt gerade an der Planung für einen neuen Projektauftakt. Hierzu nutzt sie immer die vereinbarten Gestaltungsprinzipien und -vorlagen. Für die Einladungen und Informationen der betroffenen Personen achtet sie auf eine empfängerorientierte Inhaltszusammenstellung und -vermittlung. Mit entsprechenden Werkzeugen weiß sie schnell, wen sie über was informieren muss und wem sie die Zeit, eine Mail zu lesen oder in einem Meeting zu sitzen, ersparen kann.
Kommen wir zurück ins Hier und Jetzt.
Diese Gedankenreise ist nicht so abwegig. Die Zahlen entsprechen den Fakten. Dies belegen die Studien von Bitcom Research (Juli 2018) Bain & Company (August 2014) sowie Doodles Meeting Report von 2019.
Schauen Sie in Ihrem Unternehmen einmal genau hin! Fangen Sie an Ihrem Schreibtisch an! Was stellen Sie fest?
Alles super? Wenn ja, freuen wir uns sehr. Denn das ist das, was wir erreichen wollen.
Nicht so super? Dann sprechen Sie uns an, treten Sie mit uns in den Dialog.
Wir freuen uns auf Sie.
