Man müsste meinen, dass jeder weiß, wie man eine gute E-Mail schreibt. Wir tun es fast alle jeden Tag mehrmals. Wir stellen Fragen, fordern Informationen ein oder geben Informationen weiter.
Und trotzdem sind die meisten E-Mails, zu lang, missverständlich und manchmal weiß ich noch nicht einmal, ob sie für mich waren oder ein To-do für mich beinhalten.
Geht es Ihnen auch so?
Oder haben Sie das Gefühl, Ihre E-Mails werden nicht richtig gelesen bzw. verstanden?
Wenn ja, fangen SIE an, verständliche E-Mails zu schreiben. Zeigen Sie den wortgewaltigen E-Mail-Schreiberlingen einmal, wie das wirklich geht und freuen Sie sich darüber, dass Ihre E-Mails in Zukunft gelesen und verstanden werden.
Und so geht’s:
Fragen Sie sich zuerst, ob die E-Mail tatsächlich das richtige Medium für Ihr Anliegen ist. Oft kann man mit einem kurzen Telefonat oder einen Gang zum Kollegen ein deutlich besseres Ergebnis erzielen und spart auch noch Zeit damit. Wenn es nicht dringend ist, ist es auch eine Überlegung wert, den nächsten Jour fixe zu nutzen.
Bauen Sie Ihre E-Mails immer in der Reihenfolge der folgenden Fragen auf:
1
Muss ich überhaupt eine E-Mail schreiben?
Der Posteingang platzt und es finden sich unzählige E-Mails darunter, in denen jemand seine Kaffeetasse sucht, sich darüber beschwert, dass die Küche nicht aufgeräumt ist oder den Kollegen gegenüber einen schönen guten Morgen via E-Mail wünscht (am besten mit anderen in Kopie). Das frustriert, kostet Zeit und man verliert schnell den Überblick über die wirklich wichtigen E-Mails im eigenen Postfach. Um künftig einen Großteil dieser E-Mails zu sparen, ist es ausreichend, ein paar Augenblicke innezuhalten und sich zu fragen:
- Ist mein Anliegen wichtig und bringt es eine Bereicherung für das Unternehmen oder den Empfänger mit sich?
- Kann ich mein Anliegen in einem kurzen Telefonat oder mit dem direkten Gang zum Kollegen klären?
- Kann mein Anliegen bis zum nächsten Meeting warten?
2
Was ist der Betreff meiner E-Mail?
Oft ist der Posteingang voll mit ungelesen E-Mails. In solchen Situationen muss man selektieren. Wenn Ihr Anliegen also wichtig ist, sollten Sie Wert auf einen guten Betreff legen, damit Ihr Adressat auch Interesse hat, Ihre E-Mail zu lesen. Fragen Sie sich beispielsweise:
- Bringt mein Betreff mein Anliegen auf den Punkt?
- Ist mein Betreff knapp?
- Macht mein Betreff klar, ob ich nur informiere oder auch eine Rückmeldung benötige?
3
Wem möchte ich die E-Mail schreiben?
Verteiler, die jeden im Unternehmen beinhalten, stellen zwar sicher, dass niemand vergessen wird. Sie sorgen aber auch dafür, dass sich keiner angesprochen fühlt. Wenn Sie möchten, dass Ihr Anliegen ankommt und Ihre E-Mail einen Sinn stiftet, wählen sie den Verteiler immer dem Anlass entsprechend. Stellen Sie sicher, dass immer nur direkt betroffene Personen in der Adresszeile stehen. Empfänger ohne Bezug lassen sie am besten weg oder senden ihnen die E-Mail allenfalls in Kopie. Und das Wichtigste, fragen Sie sich immer vorher:
- Wen interessiert der Inhalt meiner E-Mail wirklich?
- Muss es die ganze Abteilung sein oder reicht der Abteilungsleiter, der die Information an seine Kollegen weitergibt?
- Von wem brauche ich eine Antwort?
4
Was möchte ich?
Wenn man sich aus seinem vollgestopften E-Mail-Postfach eine E-Mail herausgesucht hat, von der man ausgeht, dass sie es Wert ist, gelesen zu werden, stellt man sich oft die folgenden Fragen: Und was soll ich jetzt damit machen? Habe ich ein To-do? Muss ich antworten?
Erleichtern Sie Ihrem Empfänger das Rätselraten und Ihnen eine zeitraubende Rückfrage, indem Sie sich vor dem Versand der E-Mail folgende Fragen beantworten:
- Geht das Anliegen aus meiner E-Mail klar hervor?
- Habe ich klar geschrieben, dass ich eine Information, einen Auftrag oder eine Frage habe?
- Habe ich mein Anliegen am Anfang der E-Mail positioniert?
5
Was ist meine Motivation?
Wenn ich möchte, dass meine E-Mails mit Wertschätzung beachtet werden, ist es auch wichtig, meine Motivation zu beschreiben. Hierbei sollte man sich allerdings nicht in einem prosaischen Erguss verlieren und den Empfänger mit zu vielen Informationen zu belasten. Vielmehr sollte man mit einer knackigen Herleitung und einem geschickten Aufbau agieren. Wenn der Empfänger versteht, worum es mir geht, steigt meine Chance, dass meine E-Mail verstanden und auch wertgeschätzt wird. Folgende Fragen sollten Sie sich also beantworten, bevor Sie auf „Senden“ drücken:
- Habe ich zuerst die Situation beschrieben? (Ist-Zustand. Siehe Beispiel unten)
- Habe ich die damit verbundene Komplikation beschrieben? (Warum ist diese E-Mail wichtig ist. Siehe Beispiel unten)
- Gibt meine E-Mail eine Antwort auf die draus resultierende Frage? (Siehe Beispiel unten)
6
Bis wann benötige ich eine Antwort?
Wenn es eine E-Mail geschafft hat, gelesen, verstanden und wertgeschätzt zu werden, ist noch eine Frage wichtig: Bis wann erwarte ich eine Antwort oder Erledigung? Oft vergessen wir die Fristsetzung. Auch wenn nur eine banale Information erfragt wird, hilft es dem Empfänger sehr, wenn er weiß, bis wann er Zeit hat. Ein realistischer Zeithorizont ist wichtig. „Sofort! – asap – am besten gestern – bei Gelegenheit …“ signalisieren entweder Gelichgültigkeit oder sogar Respektlosigkeit. Vor dem Abschicken einer E-Mail sollten Sie immer Folgendes prüfen:
- Habe ich einen realistischen Zeithorizont für die Erledigung/Beantwortung gewählt?
- Habe ich eine freundliche und wertschätzende Formulierung gewählt? „Ich danke Ihnen für eine Rückmeldung bis TT.MM.JJJJ“
Wenn Sie eine E-Mail fertiggeschrieben haben, prüfen Sie noch einmal, ob klar ist,
von WEM Sie WAS, WARUM, BIS WANN möchten. Nutzen Sie hierfür auch gerne unseren Mail-Check-up.
Das war es auch schon und hier kommt noch ein Beispiel.
😉 Zugegeben – in unserem Beispiel kann Peter auch einfach zum Telefon greifen und Sarah mit seiner Frage konfrontieren. Sarah nimmt aber an einem ganztägigen Workshop teil und Peter will sicherstellen, dass Sarah von seiner Frage Kenntnis erlangt.
Ein Beispiel
Betreff: Dringende Rückfrage zum Umsatz-Reporting
Hallo Sarah,
ich benötige Deine dringende Unterstützung bei der Beantwortung einer Frage der Wirtschaftsprüfer.
Wie Du weißt, läuft die Prüfung seit einer Woche. Nun kam die folgende Frage auf, die ich nur mit Deiner Hilfe beantworten kann:
Bis wann schaffen wir es, das Umsatz-Reporting so anzupassen, dass der Umsatz nach unseren weltweiten Niederlassungen segmentiert werden kann?
Ich freue mich über Deine kurze Rückmeldung zu dieser Frage bis morgen um 11 Uhr. Um 13 Uhr habe ich den nächsten Termin mit den Wirtschaftsprüfern.
Danke und viele Grüße
Peter
